PERENCANAAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH/MADRASAH

PERENCANAAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH/MADRASAH

1.      PENGANTAR

Perpustakaan sekolah merupakan bagian penting dari komponen pendidikan yang tidak dapat dipisahkan keberadaannya dari lingkungan sekolah. Sebagai salah satu sarana pendidikan, perpustakaan sekolah berfungsi sebagai penunjang belajar bagi para siswa/siswi juga membantu siswa dan guru dalam memacu tercapainya tujuan pendidikan di sekolah.

Perpustakaan sekolah harus memungkinkan para guru dan siswa memperoleh kesempatan untuk memperluas dan menambah pengetahuan dengan membaca bahan pustaka yang diperlukan dalam proses belajar dan mengajar.

Keberadaan perpustakaan selama ini belum mendapat perhatian di beberapa sekolah diposisikan sebagai pelengkap saja, setiap pergantian kurikulum para guru mendapat penataran manajemen sekolah. Tetapi nasib perpustakaannya jarang dipikirkan.

Dalam Undang-Undang RI nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional,. pada bab I pasal 1 ayat 23 disebutkan bahwa “Sumber daya pendidikan adalah segala sesuatu yang digunakan dalam penyelenggaraan pendidikan yang meliputi tenaga pendidikan, masyarakat, dana, sarana dan prasarana”. tidak disebutkan dengan jelas komponen apa saja yang dimaksud dengan sarana dan prasarana.

Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional (UU No. 2 tahun 1989 pasal 35). dijelaskan bahwa setiap satuan pendidikan baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun masyarakat harus menyediakan sumber belajar. Pada penjelasan pasal tersebut diterangkan bahwa salah satu sumber belajar adalah perpustakaan.

Perpustakaan sering dikatakan sebagai jantungnnya sebuah lembaga pendidikan, baik di pendidikan tinggi, sekolah, madrasah. Perpustakaan  sebagai salah satu  perangkat penyelenggara pendidikan yang berdaya upaya ikut serta mengemban misi induk  Keberadaan perpustaaan harus sejalan dengan badan iduknya yaitu  lembaga pendidikan i sekolah, madrasah, pesantren dll.

Fungsi perpustakaan mengarahkan kepada tiga hal yang mendasar, yaitu hakikat perpustakaan sebagai salah satu sarana pelestarian bahan pustakan; fungsi perpustakaan sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan; serta tujuan perpustakaan sebagai sarana untuk mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pembangunan nasional.

1. Hakekat Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan pada hakikatnya adalah sistem pengelolaan informasi oleh sumber daya yang terdidik dalam bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi. Dalam pengelolaan dan pemanfaatan perpustakaan diperlukan gedung/tata ruang, anggaran, sarana dan prasarana yang memadai. Pengertian perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang berada dalam suatu sekolah yang kedudukan dan tanggunng jawabnya kepada kepala sekolah; yang melayani  kegiatan belajar mengajar di sekolah yang bersangkutan.

2. Fungsi

Keberadaan perpustakaan sekolah diharapkan berfungsi sebagai media pendidikan, tempat belajar, penelitian sederhana, pemanfaatan teknologi informasi, kelas alternatif dan sumber informasi.

Perpustakaan Sekolah menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 0103/O/1981, tanggal 11 Maret 1981, mempunyai fungsi sebagai :

a.       Pusat kegiatan belajar-mengajar untuk mencapai tujuan pendidikan seperti tercantum dalam kurikulum sekolah

b.       Pusat Penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa mengembangkan kreativitas dan imajinasinya.

c.       Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang (buku-buku hiburan)

Semua fungsi tersebut akan tergambar dalam koleksi pepustakaan bersangkutan.

3. Tujuan

1.      Menumbuhkan kembangkan minat baca tulis guru dan siswa

2.      Mengenalkan teknologi informasi

3.      Membiasakan akses informasi secara mandiri

4.      Memupuk bakat dan minat

2.      UNDANG-UNDANG REPUBLIK INDONESIA N0. 43 TAHUN 2007

Menurut undang-undang perpustakaan, Bab VII Jenis-jenis Perpustakaan, pasal   
            23. Perpustakaan Sekolah/Madrasah. adalah

1)      Setiap sekolah/madrasah menyelenggarakan perpustakaan yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan Standar Nasional Pendidikan.

2)      Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib memiliki koleksi buku teks pelajaran yang ditetapkan sebagai buku teks wajib pada satuan pendidikan yang bersangkutan dalam jumlah yang mencukupi untuk melayani semua peserta didik dan pendidik.

3)      Perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengembangkan koleksi lain yang mendukung  pelaksanaan kurikulum pendidikan.

4)      Perpustakaan sekolah/madrasah melayani peserta didik pendidikan kesetaraan yang dilaksanakan di lingkungan satuan pendidikan yang bersangkutan.

5)      Perpustakaan sekolah/madrasah mengembangkan Layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.

6)      Sekolah/madrasah mengalokasikan dana paling sedikit 5% dari anggaran belanja operasional sekolah/madrasah atau belanja barang diluar belanja pegawai dan belanja modal untuk pengembangan perpustakaan.

3.      SEKILAS KEGIATAN PELAYANAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Kegiatan pelayanan perpustakaan dapat dilihat dari dua sisi, yaitu dari sisi penyedia layanan dan dari sisi pemakai layanan. Dari sisi penyedia layanan, kegiatan pelayanan perpustakaan meliputi:

a)      Pengadaan pustaka: pembelian, pelangganan, pencarian/pengumpulan.

b)      Penyiapan pustaka: antara lain, pemberian label, dan katalogisasi.

c)      Pemberian layanan: antara lain, penempatan pustaka di rak, pengeluaran pustaka untuk dipinjamkan (sirkulasi), dan seringkali pula: mencarikan pustaka atas permintaan pengguna layanan.

d)     Pemeliharaan pustaka: perbaikan dari kerusakan, pemeliharaan agar tidak rusak,penyimpanan dalam media lain (misal: dari buku ke CD-ROM).

Selain itu, penyedia layanan juga menyediakan ruang beserta sarana-prasarana yang diperlukan untuk kegiatan penggunaan layanan perpustakaan. Dari sisi pengguna layanan, terdapat beberapa kegiatan sebagai berikut:

1. Mencari pustaka: mencari dari katalog, menelusuri rak-rak buku.
2. Membaca/memanfaatkan pustaka (di ruang perpustakaan)
3. Meminjamkan pustaka (untuk dibawa ke luar perpustakaan)

Seringkali pengguna layanan juga melakukan kegiatan menyalin isi pustaka dengan cara menulis di buku catatannya atau meng-fotokopi isi pustaka. Selain itu, sering pula pengguna layanan meminta bantuan staf perpustakaan untuk mencari pustaka. Pustaka yang dimaksud di atas meliputi media cetak (antara lain: buku, majalah, surat kabar), media elektronis (antara lain: berkas elektronis di disk, CD, internet) dan media.

4.      MANAJEMEN PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Pengertian manajeman adalah proses kegiatan mengelola sumber daya manusia, materi agar tujuan dapat di capai. Luther Gullick mendefinisikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk mamahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih manfaat bagi kamanusiaan. Perpustakaan bukan sekedar gedung/ruang sebagai tempat koleksi tetapi juga sistem informasi. Sebagai sistem informasi, perpustakaan memiliki aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyebaran informasi.

 Manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan pemanfaatan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajeman, peran dan keahlian. Untuk dapat mencapai tujuan perlu sumber daya manusia dan non manusia berupa sumber dana, teknik, fisik, perlengkapan, alam, informasi, ide, peraturan-peraturan dan teknologi. Sumber daya tersebut dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan yang diharapkan mampu mengeluarkan produk berupa barang atau jasa.

5.      PENGORGANISASIAN

Perpustakaan sekolah sebagai organisasi perlu adanya langkah-langkah pengorganisasian. Pengorganisasian. Pengaturan langkah ini penting agar tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Proses pengorganisasian perpustakaan sekolah akan berjalan apabila memerhatikan prinsip-prinsip organisasi sebagai landasan. Dalam pelaksanaan tugas-tugas perpustakaan sekolah diperlukan adanya pembagian kerja ini akan berjalan baik apabila terdapat struktur organisasi perpustakaan sekolah yang jelas. Struktur organisasi merupakan mekanisme formal untuk pengelolaan dengan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda.

Bentuk struktur organisasi perpustakaan

6.      PERENCANAAN SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN

Perencanaan merupakan titik awal kegiatan perpustakaan sekolah dan harus disusun oleh perpustakaan. Perencanaan berguna untuk memberikan arah, menjadi standar kerja, memberi kerangka pemersatu dan membantu memperkirakan peluang. Dalam penyusunan perencanaan hendaknya tercakup apa yang akan di lakukan, bagaimana cara melaksanakannya, kapan pelaksanaannya dan siapa yang bertanggung jawab dan berapa anggaran yang diperlukan. Dengan demikian perencanaan itu merupakan langkah yang mendasar  Sebagai langkah awal dalam perencanaan perpustakaan sekolah adalah penetapan Visi, Misi, Tujuan, identifikasi kekuatan dan kelemahan dan memahami peluang dan ancaman.

Visi merupakan suatu pikiran atau gagasan yang melampaui keadaan sekarang. Keadaan yang diinginkan itu belum pernah terwujud selama ini. Penetapan visi penting dalam pengembangan perpustakaan sekolah sebab visi memiliki fungsi untuk memperjelas arah yang akan dituju oleh perpustakaan sekolah. Visi  sesuatu hal yang ideal yang akan dicapai oleh perpustakaan sekolah, maka dalam penetapan visi hendaknya mudah di pahami..

Misi merupakan penjabaran visi dan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat di ukur, dirasakan, dilihat, didengar atau dapat dibuktikan karena bersifat kasat mata. Penyusunan misi biasanya dalam bentuk kata kerja untuk untuk merealisir visi. Contoh dari misi adalah menciptakan gemar membaca di kalangan guru, siswa dan karyawan, menyediakan bahan informasi untuk mendukung proses belajar mengajar

7.      RENCANA STRATEGIS

Saat ini peningkatan kemampuan untuk mengelola dan mengembangkan perpustakaan dirasakan sudah sangat perlu, termasuk untuk menggunakan prinsip-prinsip manajemen modern yang berorientasi pada mutu/kualitas, yang  hakekatnya berinti pada perbaikan terus menerus untuk memperkuat dan mengembangkan mutu tersebut.

Krisis ekonomi dan moneter serta pasar bebas telah menuntut kita untuk lebih cermat dalam menentukan wawasan kedepan yang didasarkan atas pertimbangan potensi, kendala, peluang dan ancaman yang menuntut kita harus lebih efektif dan efisiean dalam bertindak.

Dalam menentukan wawasan kedepan yang didasarkan tersebut di atas, Perpustakaan sekolah/madrasah sangat perlu mempunyai Rencana Strategis (Renstra) maupun Rencana Operasional (Renop), sebagai upaya menghadapi tantangan masa depan serta peluang masa mendatang dengan persaingan berat. Renstra dan Renop. Perpustakaan dibuat untuk :

1.      Mengarahkan kerja dan pelayanan perpustakaan

2.      Meningkatkan kinerja perpustakaan agar lebih produktif

3.      Memberi pelayanan yang memuaskan kepada para pemakai perpustakaan

4.      Mengantisipasi tantangan masa kini maupun masa datang

5.      Memanfaatkan peluang sekarang ataupun mendatang dengan baik

6.      Melaksanakan misi. Perpustakan sekolah/madrasah

7.      Menuju visi. Perpustakaan sekolah/madrasah

Perpustakaan harus berperan mendukung tercapainya visi dan misi ini. Dengan visi dan misi yang jelas, maka dapat dibuat sebuah ukuran atau indikator keberhasilan yang harus dicapai dalam pengembangan.

A.    Komponen yang harus dikembangkan

Dari sekian banyak komponen perpustakaan, ada beberapa komponen yang dapat   dipilih sebagai prioritas, yaitu:

v  Koleksi

v  SDM pustakawan dan tenaga administrasi

v  Jenis dan bentuk layanan

v  Cakupan pengguna (komunitas lokal, regional, nasional, dst.)

v  Fasilitas pendukung (gedung dan alat)

Prioritas diberikan pada komponen yang paling mendukung target pengembangan lembaga. Pertimbangan lain adalah ketersediaan dana yang dimiliki.

B.     Pendukung yang diperlukan untuk pengembangan

Pada setiap kegiatan pengembangan, dibutuhkan pendukung utama untuk menjamin keberhasilan. Pendukung pertama adalah dana. Pendukung berikutnya adalah perencanaan (planning) dimana di dalamnya sudah dimuat tujuan masing-masing kegiatan, ukuran capaian, bentuk program. Pada perencanaan juga disebutkan kapan setiap tujuan harus tercapai. Pendukung utama ketiga adalah sumber daya manusia yaitu pengelola perpustakaan yang terdiri dar Kepala Seokolah, guru, pustakawan  yang mengetahui peran masing-masing sehingga akan bersedia bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan/ tertundanya pencapaian tujuan.

            Langkah pengembangan sebaiknya dimulai dari kesepakatan bersama dari setiap komponen di dalam sistem, mulai dari pimpinan lembaga, pengelola perpustakaan sampai pada pengguna. Semua komponen harus sepakat tentang apa yang akan dikembangkan, serta konsekuensi yang harus dihadapi akibat pengembangan (misalnya, suasana baru dan berbeda). Dengan demikian semua komponen akan bergerak pada arah yang sama, tidak membuat arah sendiri-sendiri.

1)      SWOT analysis

Untuk dapat mengukur keberhasilan dari kegiatan pengembangan diperlukan ukuran yang ditentukan sendiri oleh lembaga berdasarkan kondisi yang ada. Caranya adalah dengan membuat analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat), yaitu melihat apa yang menjadi KEKUATAN (S) lembaga: jumlah dan tingkat pendidikan SDM, jaringan, dan semua kekuatan internal, apa KELEMAHAN (W) lembaga: keterbatasan dana, koleksi yang ketinggalan zaman, belum memiliki ruang runagn perpustakaan representatif dll.. KESEMPATAN (O) yang terlihat di eksternal lembaga: kebijakan pemerintah (Undang-undang prpustakaan), tawaran kerjasama, adanya  beasiswa, dll, ANCAMAN (T) dari eksternal yang akan menghambat usaha pengembangan: persaingan dengan lembaga sejenis, globalisasi, citra masyarakat tentang Sekolah/Madrasah selama ini.

2)      Tentukan sasaran dengan ukuran (standar) capaian yang jelas

Ukuran keberhasilan yang dibuat berdasarkan tujuan yang disusun dengan mengacu pada analisis SWOT. Ukuran yang dibuat haruslah rasional agar tingkat keberhasilannya menjadi sangat tinggi. Jika memungkinkan, ukuran keberhasilan sebaiknya berupa angka (kuantitas). Jika tidak, dapat juga dengan ukuran kualitas, contohnya:

1.      Di ruang layanan akan terpasang  komputer on-line

2.      Adanya pegawai perpustakaan yang mendapat pelatiha kepeustakawaanan

atau

1)      Terdapat layanan baru yang memiliki daya tarik lebih tinggi.

2)      Pengguna perpustakaan menggunakan seluruh layanan yang disajikan

Dengan ukuran yang jelas maka seorang Kepala Sekolah akan bisa membuat target minimal yang bisa dicapai dan dapat membuat evaluasi tentang tingkat keberhasilan.

3)      Susun program

Setelah jelas ukuran capaian, buatlah program untuk mencapai target yang ditetapkan, misalnya:

1)      Kerjasama dengan pihak alain untuk pengadaan komputer baru untuk bidang pelayanan.

2)      Peningkatan kualitas SDM melalui pendidikan.

3)      Mengikiti lokakarya tentang Perpustakaan

Yang harus diingat adalah bahwa semua program harus mengacu pada kebijakan lembaga penaung agar mendapat dukungan (-paling tidak- dukungan moral) dari lembaga. Selain itu, harus tetap memperhatikan hasil analisis SWOT sebagai acuan penyusunan program.

4)      Susun anggaran

Selanjutnya adalah menghitung anggaran yang harus dikeluarkan dalam kegiatan pengembangan. Dasar anggaran dapat ditetapkan berdasarkan ketersediaan anggaran-anggaran yang disediakan atau berdasarkan tujuan yang harus dicapai yang berdampak pada program yang akan dibuat. Seluruh butir anggaran harus dihitung dengan cermat sehingga tidak ada yang terlewati agar tidak ada kegiatan yang harus dihentikan karena kekeliruan penghitungan dana.

5)      Tetapkan waktu

Setelah itu, tetapkan waktu yang pasti tetapi rasional untuk setiap program yang akan dilakukan. Pilih program yang dapat dijalankan secara paralel dan program mana yang harus dilakukan berurutan atau satu demi satu. Penetapan waktu ini, maka pembagian kerja akan semakin jelas dan mudah dilakukan karena tidak akan terjadi benturan waktu pengerjaan program dan pustakawan yang harus merangkap garapan. Banyak orang yang menganggap bahwa penentuan waktu adalah sesuatu yang sederhana. Akan tetapi, kekeliruan penentuan waktu bisa membuat sebuah program tidak terlaksanakan dengan sempurna karena alokasi yang keliru (terlalu lama atau terlalu sebentar). Kemudian tanpa ukuran waktu, manajer tidak bisa menuntut timnya untuk bergerak cepat.

C.    Cara Mendapatkan Dukungan

            Masalah ini sepertinya menjadi penyakit menahun yang tak kunjung sembuh. Setiap saat dikeluhkan oleh banyak perpustakaan yang ingin bergerak melangkah maju. Padahal masalahnya tidak berada di luar perpustakaan tetapi ada di dalam, yaitu pola pikir yang masih self-oriented.  Pola pikir ini memelihara anggapan bahwa perpustakaan adalah lembaga non komersial yang perlu dukungan dan tidak bisa mendukung karena tidak punya penghasilan sendiri. Untuk itu pola pikir ini harus sudah ditinggalkan karena sudah tidak lagi relevan dengan kondisi sekarang, yaitu era otonomi dan era globalisasi.

1)      Tunjukkan hasil

Untuk mendapatkan dukungan, sebuah perpustakaan harus mampu menunjukkan apa yang telah dilakukannya. Semua pencapaian ini harus tertuangkan dalam sebuah laporan yang lengkap baik laporan kuantitatif maupun laporan kualitatif. Kemukakan komponen yang dimiliki, apa yang sudah berhasil dan apa yang sedang dilakukan, terutama bagaimana perpustakaan telah banyak berperan dalam mendukung program lembaga penaung sebagai stakeholder dan tingkat pemanfaatan oleh pengguna pada semua layanan yang disajikan.

2)      Ajukan permohonan dukungan

Memperlihatkan kemajuan yang telah dicapai, permohonan dukungan tidak lagi bersifat mengemis karena tidak punya dan belum berbuat apa-apa, tetapi lebih berupa permohonan untuk ‘menambah’ apa yang telah dimiliki agar perpustakaan lebih mampu bergerak maju. Bentuk permohonan ini, lembaga pada umumnya tidak melihat dukungan sebagai sesuatu yang besar dan mahal (padahal ‘tambahan’ yang dibutuhkan bisa saja 90% dari apa yang telah dipunyai – tinggal menambah 14 komputer dari satu komputer yang telah ada).

PENUTUP

-   Perpustakaan Sekolah merupakan unit kerja dan sebagai perangkat  dari  sekolah  

-   Undang-undang Perpustakaan merupakan landasan hukum dalam perencanaan
      Perpustakaan Sekolah.
-    Perencanaan merupakan salah satu unsur terpenting dari kegiatan pengembangan
     Perpusdtakaan Sekolah.

-    Dengan adanya perencanaan, pengelolaa Perpustakaan  mempunyai landasan pijakan
     dalam rangka layanan perpustakaan guna mencerdaskan  kehidupan bangsa.

PUSTAKA

Budi Waluyo, Fungsi dan Peranan Perpustakaan, September 2006

Murniaty, Manajemen dan Organisasi Perpustakaan Sekolah. Disampaiakan
                pada Diklat Pustakawan Sekolah di Kabupaten Serdang, Bedagai
                Sumut, 2006

Nurindriani, Atiek   Jenis-jenis Pelayanan untuk Meningkatkan Kualitas Perpustakaan
                Pelatihan Jardiknas Tingkat Kota Sukabumi, 2007.

Rohanda   Fungsi dan Peranan Perpustakaan Sekolah    Seminar  Ikatan Pustakawan
                 Indonesia Cabang Bandung  2000.

Rusmana, Agus  Kiat Mengembangkan perpustakaan Sekolah, Seminar Ikatan
                Pustakawan indonesia Cabang Badung, 2004

Undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2007  Tentang Perpustakaan